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eegFaktura Mitglieder-Onboarding — Überblick

Was ist das Tool?

Das eegFaktura Mitglieder-Onboarding ist ein Datenerfassungs-, Prüfungs- und Kommunikationstool für Beitrittskandidaten einer Energiegemeinschaft. Neue Interessenten füllen ein öffentlich zugängliches Webformular aus, das über einen individuellen Link der jeweiligen EEG erreichbar ist. Der EEG-Betreiber prüft den Antrag, klärt offene Punkte direkt im Tool und gibt die Daten anschließend an ein externes Zielsystem weiter — typischerweise an eegFaktura, optional an weitere Systeme über das Plugin-System (siehe „Datenweiterleitung" weiter unten).

Was das Tool NICHT ist

Damit das Zusammenspiel mit anderen Systemen sauber funktioniert, hier die bewusste Abgrenzung:

  • Keine Mitgliederverwaltung. Sobald ein Antrag an das Zielsystem übergeben wurde, lebt die dauerhafte Mitgliedschaft dort, nicht hier. Änderungen am bestehenden Mitglied (Adresse, Bankverbindung, Tarif, Vertrag, …) werden im Zielsystem gepflegt.
  • Kein dauerhafter Datenspeicher. Die Antrags-Datensätze im Onboarding sind nach der Übergabe an das Zielsystem Übergangs-Daten. Sie bleiben aus Audit- und Reset-Gründen zwar verfügbar, sind aber nicht als langfristige Quelle der Wahrheit gedacht. Für historische Auswertungen, Reports und das tägliche Mitglieder-Geschäft ist das Zielsystem zuständig.
  • Keine Auswertungs- oder Analyse-Tools. Es gibt keine Statistik-Dashboards, kein BI-Modul, keine Mitglieder-Abfrage über Filter-Sets, kein Mitglieder-Cockpit. Wer Reporting braucht, holt es sich in dem System, in das die Daten weitergeleitet wurden.

Diese Trennung ist Absicht: Das Onboarding will den Aufnahmeprozess bis zur sauberen Übergabe kanalisieren — alles andere gehört woanders hin und wird absichtlich nicht doppelt gebaut.

Konkreter Nutzen für die EEG

Aus Pilot-Rückmeldungen ist das der gefühlte Kern-Mehrwert: „neue Mitglieder über eine einfache Formularmaske sauber in eegFaktura bekommen — ohne die typischen Fehlerquellen der manuellen Aufnahme." Konkret:

  • Strukturierte Erfassung statt E-Mail-Anhänge. Pflichtfelder, Format-Validierung (IBAN, UID, Zählpunkt) und konsistente Adress-/Bank-Datensätze werden im Formular abgefangen — nicht erst beim Import bemerkt.
  • Ein Klick statt manueller Tipparbeit. Der Import in eegFaktura läuft über einen Button im Antrag; Mitglieds-Stammdaten, Zählpunkte, SEPA-Mandat landen ohne Re-Tipparbeit im Core. Daher keine Tippfehler beim Übertragen.
  • Mitglieds-Kommunikation ist Teil des Workflows. Rückfragen, Bestätigungen, Beitritts-PDFs gehen aus dem Tool — ohne Medienbruch zum E-Mail-Programm.
  • Audit-Trail bis zur Übergabe. Jeder Status-Schritt vom Einreichen bis zum Aktivieren wird mit Zeitstempel + Aktor protokolliert (für FA-Prüfung, interne Rückverfolgung).

Datenweiterleitung

Die erfassten Antragsdaten lassen sich auf zwei Wegen an Folgesysteme übergeben:

  1. Direkter Import in eegFaktura — der Standard-Pfad. Ein Klick auf „In eegFaktura importieren" im Antrag erzeugt den Teilnehmer im Core inklusive Zählpunkten, Bankverbindung und SEPA-Mandat.
  2. Plugin-basierte Datenweiterleitung an beliebige andere Systeme. Heute ist als erstes Plugin der Excel-/CSV-Export verfügbar — mit frei konfigurierbarem Spalten-Mapping pro Zielsystem. Künftige Plugins (z. B. CRM-Anbindungen wie HubSpot oder Zoho) folgen demselben Muster: konfigurieren → Antrag auswählen → Plugin-Aktion auslösen.

Details: Admin-Einstellungen — Datenweiterleitung.

Wie funktioniert der Prozess?

sequenceDiagram
    autonumber
    participant M as Mitglied
    participant E as EEG-Betreiber
    participant F as eegFaktura
    M->>E: Formular ausfüllen + absenden
    E-->>M: Bestätigung per E-Mail
    Note over E: Antrag prüfen<br/>Rückfragen stellen (optional)<br/>Antrag genehmigen
    E->>F: Import starten (inkl. Mitgliedsnummer)
    F-->>E: Antrag importiert + aktiviert

Hinweis: Die Mitgliedsnummer wird nicht beim Einreichen, sondern erst beim Import in eegFaktura vergeben. Das eegFaktura-Core schlägt die nächste freie Nummer vor (numerisch oder alphanumerisch, z. B. A006), die der EEG-Betreiber im Import-Dialog übernehmen oder anpassen kann.

Benutzerrollen

Rolle Zugang Berechtigungen
Mitglied Öffentlicher Registrierungslink Antrag einreichen, Rückfragen beantworten
EEG-Betreiber Admin-Oberfläche (Keycloak-Login) Anträge prüfen, Status ändern, in eegFaktura importieren

Antragsstatus im Überblick

Der Lebenszyklus eines Antrags teilt sich in zwei Phasen: die Review-Phase bis zum Import in eegFaktura, und die Post-Import-Phase bis zur Aktivierung des Mitglieds.

Phase 1 — Review (bis Import)

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> draft
    draft --> submitted: Mitglied reicht ein

    submitted --> email_confirmed: EEG mit<br/>E-Mail-Bestätigung
    submitted --> under_review: Standard
    email_confirmed --> under_review

    under_review --> needs_info: Rückfragen
    needs_info --> under_review: Mitglied antwortet
    under_review --> rejected
    under_review --> approved

    approved --> imported: Import in eegFaktura
    approved --> import_failed
    import_failed --> approved: erneut versuchen

    imported --> [*]: weiter in Phase 2

Phase 2 — Post-Import (bis Aktivierung)

stateDiagram-v2
    direction LR
    [*] --> imported: aus Phase 1

    imported --> awaiting_bank_confirmation: einzugsart=b2b
    imported --> ready_for_activation: sonst
    awaiting_bank_confirmation --> ready_for_activation: Bank bestätigt
    ready_for_activation --> activated: manuell ODER<br/>Batch-Aktivierung

    activated --> [*]: Endzustand

    note right of imported
        transient — Server<br/>routet sofort weiter
    end note

Aus den Stati imported, awaiting_bank_confirmation und ready_for_activation ist über die Aktion Import zurücksetzen ein Rückweg nach approved möglich — siehe Statusverwaltung. Aus activated gibt es keinen Reset; ein aktives Mitglied muss zuerst im eegFaktura-Core deaktiviert werden.

Details zu den einzelnen Übergängen:

  • submitted → email_confirmed: nur wenn die EEG E-Mail-Bestätigung erforderlich aktiviert hat — Mitglied klickt den Bestätigungs-Link in der Willkommens-Mail.
  • import_failed → approved: nach Fehlerbehebung kann der Import erneut versucht werden.
  • imported ist transient (nur Millisekunden) — der Server transitioniert sofort weiter abhängig von einzugsart=b2b:
  • b2b: imported → awaiting_bank_confirmation (Admin wartet auf Mitglied-Rückmeldung zur Hausbank-Pre-Notification, dann manuell weiter)
  • sonst: imported → ready_for_activation (direkt nach Aktivierung im Core bereit)
  • ready_for_activation → activated: Admin klickt manuell „Als aktiv markieren" ODER nutzt den Batch-Button „Aktivierung im Core prüfen" in der Antragsliste.
  • activated ist strikter Endzustand: keine Übergänge raus, kein Reset. Deaktivierung erfolgt direkt im Core.
  • imported / awaiting_bank_confirmation / ready_for_activation → approved: über die Aktion Import zurücksetzen in der Detailansicht. NICHT aus activated.
Status Bedeutung
draft Vom Mitglied begonnen, noch nicht eingereicht
submitted Vom Mitglied eingereicht, wartet auf Prüfung (oder auf E-Mail-Bestätigung, wenn aktiviert)
email_confirmed Mitglied hat den Bestätigungs-Link geklickt; Antrag wartet auf EEG-Prüfung
under_review EEG-Betreiber prüft den Antrag
needs_info EEG-Betreiber hat Rückfragen gestellt
approved Antrag genehmigt, bereit für Import
rejected Antrag abgelehnt
imported Erfolgreich in eegFaktura importiert (transient, Auto-Routing direkt danach)
import_failed Import fehlgeschlagen, kann wiederholt werden
awaiting_bank_confirmation (B2B-SEPA) Mitglied muss sein B2B-Mandat bei der Hausbank hinterlegen, EEG-Admin wartet auf Bestätigung
ready_for_activation Bereit zur finalen Aktivierung in der EEG
activated Aktives Mitglied — Endzustand