E-Mails & PDF-Anhänge — Übersicht¶

Diese Übersicht zeigt für Tester:innen und EEG-Admins, wann das Onboarding welche E-Mails versendet, wer sie bekommt und welche PDFs angehängt sind. Sortiert nach typischer Reihenfolge im Lebenszyklus eines Antrags.

Die Inhalte und Auslöser-Zeitpunkte ändern sich je nach EEG-Einstellungen — die Spalten „Auslöser" und „Voraussetzungen" geben das jeweils an.

Mails an das Mitglied¶

#	Mail	Auslöser	PDF-Anhang	Voraussetzungen / Variante
1	Eingangsbestätigung	direkt nach Einreichung	SEPA-Mandat (Basis oder B2B-Firmenlastschrift)	nur wenn EEG SEPA-Mandat aktiviert hat UND in den Einstellungen NICHT „Mandat erst beim Import" gewählt ist
1'	Eingangsbestätigung mit Hinweis „Mandat folgt beim Import"	direkt nach Einreichung	— kein Anhang	wenn EEG „Mandat erst beim Import" gewählt hat ODER kein SEPA-Mandat aktiviert ist
2	E-Mail-Bestätigungs-Link	als Bestandteil der Eingangsbestätigung (gleiche Mail wie #1)	—	nur wenn EEG „E-Mail-Adresse bestätigen" aktiviert hat. Bestätigungs-Button im Mailtext, Link 30 Tage gültig
3	Rückfrage („Wir brauchen noch Informationen")	Admin setzt Status auf `needs_info`	—	Reason des Admins wird 1:1 in den Mail-Body übernommen
4	Ablehnung	Admin setzt Status auf `rejected`	—	Reason des Admins wird 1:1 in den Mail-Body übernommen
5	Anlage SEPA-Mandat („Beitrittsbestätigung folgt")	nach erfolgreichem Import in eegFaktura	SEPA-Mandat mit eingedruckter Mitgliedsnummer als Mandatsreferenz	nur wenn einzugsart = B2B ODER EEG-Einstellung „Mandat erst beim Import" aktiv. Sonst geht beim Import keine Mail.
6	Beitrittsbestätigung (die formale Mitgliedschafts-Bestätigung)	beim Wechsel auf Status „Aktiviert"	Beitrittsbestätigungs-PDF (volles Antrags-Detail + Mitgliedsnummer)	sowohl beim regulären `ready_for_activation → activated` als auch beim manuellen Skip-Import `approved → activated`. Wird genau einmal verschickt (auch bei mehrfachen Status-Wechseln).

Mails an den EEG-Kontakt¶

#	Mail	Auslöser	PDF-Anhang
A	Neuer Antrag	direkt nach Einreichung — oder, wenn das Mitglied seine E-Mail erst bestätigen muss, erst nach dem Klick auf den Bestätigungs-Link	—
B	SEPA-Mandat versandt	parallel zu Mitglieder-Mail #5 (Import + Mandat-Versand)	gleiche Mandat-PDF wie das Mitglied bekommen hat
C	Mitglied aktiviert	parallel zu Mitglieder-Mail #6 (Wechsel auf „Aktiviert")	gleiche Beitrittsbestätigungs-PDF wie das Mitglied

EEG-Kontakt = die E-Mail-Adresse, die in den EEG-Stammdaten als Kontaktadresse hinterlegt ist. Wenn keine Kontaktadresse gepflegt ist, entfällt diese Kopie still (das Mitglied bekommt seine Mail trotzdem).

PDFs in der Übersicht¶

PDF	Wann erzeugt	Was steht drin
SEPA-Basislastschrift-Mandat	beim Einreichen (Default) ODER beim Import (EEG-Einstellung „Mandat erst beim Import")	Mitglieder-Daten, IBAN, Bank-Daten, Mandatsreferenz (Mitgliedsnummer, sofern beim Import erzeugt), Datum der Übermittlung als Unterschriftsdatum
SEPA-Firmenlastschrift-Mandat (B2B)	nur bei einzugsart = B2B, beim Import	wie Basis-Mandat, aber Firmen-Daten + Hinweise zur Hausbank-Pre-Notification, Mandatsreferenz = Mitgliedsnummer
Beitrittsbestätigung	beim Wechsel auf „Aktiviert"	volles Antrags-Detail (Stammdaten, Zählpunkte, Adresse, erteilte Zustimmungen, Netzbetreiber-Vollmacht), Mitgliedsnummer

Alle PDFs tragen das EEG-Logo (sofern in den EEG-Einstellungen synchronisiert) und werden mit Europe/Vienna-Zeitstempel versehen.

Wann das Mitglied nichts bekommt¶

Bewusste Übergänge ohne Mail an das Mitglied:

submitted → email_confirmed (Mitglied klickt Bestätigungs-Link) — keine zweite Mail, der Klick selbst ist die Bestätigung. Stattdessen wird jetzt die aufgeschobene EEG-Notification verschickt.
submitted → under_review, under_review → approved — interne Statuswechsel des Admins, ohne Mitglied-Information.
approved → imported ohne Mandat (z. B. einzugsart = "kein SEPA" oder = "Bar"): kein Mandat zu versenden, also keine Import-Mail; die Beitrittsbestätigung folgt erst beim Wechsel auf „Aktiviert".
Reset-Import (imported → approved über „Import zurücksetzen"): rein admin-seitig, keine Mitteilung ans Mitglied.

Welche Mails blockieren den Statuswechsel bei SMTP-Fehler?¶

Zwei Mail-Typen sind „hard-fail synchron" — wenn der SMTP-Server zum Zeitpunkt des Versands nicht erreichbar ist, wird der Statuswechsel automatisch zurückgerollt und der Admin bekommt im Dialog eine Fehlermeldung mit HTTP 500:

Ablehnung (→ rejected)
Rückfrage (→ needs_info)

Begründung: bei diesen Mails ist es kritisch, dass das Mitglied die Information erhält — eine stille Mail-Verlust-Situation würde den Antrag in einem Status hinterlassen, in dem das Mitglied passiv wartet.

Alle anderen Mails laufen „best-effort async" — der Statuswechsel wird auch dann persistiert, wenn der SMTP-Server gerade nicht erreichbar ist. Bei Fehlern landet eine Warnung im Backend-Log, der Admin kann ggf. eine Mail nachträglich manuell verschicken (z. B. „Bestätigungs-Link erneut senden" in der Antrags-Detailansicht).

Im Mailprogramm wiederfinden¶

Damit Mitglieder die Mails leichter zuordnen können, sind die Betreffzeilen einheitlich konstruiert:

Bestätigung deiner Anmeldung – [EEG-Name]
Rückfragen zu deinem Beitrittsantrag ([Antragsnummer])
Wir können deinen Antrag nicht annehmen – [EEG-Name]
Dein SEPA-Mandat – Mitgliedsnummer [Nummer]
Deine Beitrittsbestätigung – Mitgliedsnummer [Nummer]

Die EEG-Kontaktadresse erhält Mails mit dem Präfix des Antragstellers oder mit „Antrag …" / „SEPA-Mandat versandt …" / „Antrag aktiviert …", gefolgt von Mitgliedsname und Referenznummer in Klammern.

Technische Referenz¶

Die Entwickler-/Operations-Sicht (welche Funktion löst aus, welches Template rendert, welche Metriken werden geschrieben) findet sich in docs/architecture.md (Mail-Flow-Tabelle) und in docs/operations.md (SMTP-Ausfall-Verhalten).